Nasze case’y » Virtual Assistant

Nasze case’y

Punkt A

🫠 Wiele drobnych zadań, na które nie ma chęci poświęcać swojej energii i czasu, ponieważ w planach jest dopracowanie kluczowych procesów i szybki rozwój zespołu. Jednak drobne zadania i ciągłe pytania od pracowników uniemożliwiają realizację zamierzonych celów.

Punkt B

Asystent wdrożył system CRM do pracy, zapoznał się z nim i skonfigurował telefonię
Pracownikowi w pełni oddelegowano kontakt z podwykonawcami, a także kontrolę ich zadań i dotrzymywania terminów
Dzięki umiejętnościom projektowania 3D asystent sam przygotowuje kreacje do reklam i mediów społecznościowych
Po każdą informację kierownik zwraca się do asystenta i nie traci już na to swojego czasu
Asystent prowadzi kalendarz Michała i jest aktywny na naszym czacie Asystentów

Punkt A

🔸 Strach przed zatrudnieniem nowego pracownika, obawa przed wyborem niewłaściwej osoby, którą trudno będzie zastąpić.
🤯 Dzień pracy polegał na ciągłym gaszeniu pożarów i ogromnej liczbie zadań operacyjnych. Samodzielne przygotowywanie dokumentów, kontrola podwykonawców. Oprócz niechęci do rekrutacji ogromną ilość energii pochłaniała adaptacja pracowników.
🫠 Dużo czasu zajmowało przeglądanie poczty

Punkt B

Dołączając do zespołu, asystentka szybko się wdrożyła i wprowadziła do pracy Trello
Co więcej, asystentka zorganizowała wszystkim pracownikom szkolenie z obsługi nowego systemu
Asystentka przygotowała oficjalny folder dla banku, a co najmniej 7 osób stwierdziło, że to „ultra” poziom przygotowania dokumentów
Asystentka pomaga również w adaptacji asystenta innego przełożonego, nie pomija żadnych powierzonych jej zadań
Katarzyna nie boi się już przegapić czegoś ważnego - asystentka w pełni monitoruje jej pocztę i przypomina o istotnych wydarzeniach z kalendarza.

Punkt A

🔸 Pilnie potrzebny był asystent na zastępstwo poprzedniego. Wymagany był proaktywny kandydat ze znajomością języka polskiego, sumienny, odpowiedzialny, gotowy przejąć i usprawnić procesy poprzedniego asystenta.

Punkt B

Asystentka szybko przejęła wszystkie zadania poprzedniego asystenta
Zajmuje się protokołowaniem spotkań, wyszukiwaniem i analizą informacji, kontroluje zadania w Bitrix i wiele innych
Po miesiącu pracy, przy braku czasu u przełożonego, z powodzeniem go zastępuje na niektórych spotkaniach, a następnie przekazuje kluczowe informacje, co znacznie oszczędza jego cenny czas
Dodatkowo zajmuje się ewidencją faktur firmy i przygotowywaniem raportów dla przełożonego

Punkt A

Wszystkie procesy spoczywają na właścicielu: od marketingu po obsługę klienta.
Brak CRM i systemowej ewidencji
Nowy projekt podwoił obciążenie
🔸 Praca 24/7, zadania w głowie, brak czasu na strategię

Punkt B

Właściciel przekazał zadania najwyższego szczebla asystentowi i odciążył swój grafik
Uporządkowano pracę z klientami i dokumentacją
Uruchomiono automatyzację rutynowych procesów
Instagram i aktywność online – w gestii asystenta
Valeriy zyskał czas na rozwój nowego projektu

Punkt A

Właściciel głęboko zaangażowany w operacje
Brak CRM i menedżera zadań
Niekończący się strumień przychodzących e-maili i telefonów

Punkt B

Wdrożono menedżera zadań TikTik dla całego zespołu oraz zainicjowano wdrożenie CRM – pod pełnym nadzorem asystenta
Właściciel wyszedł z „operacyjnej pułapki” i skupił się na rozwoju
Asystent awansował(a) i obecnie nadzoruje część zespołu

Punkt A

Ponad 100+ nieodebranych połączeń.
Dziesiątki nierozwiązanych zadań
🔸 Długi, które „teoretycznie można odzyskać”, ale „brak czasu, żeby się tym zająć”
🔸 Praca 24/7, zadania w głowie, brak czasu na strategię

Punkt B

Asystentka uporządkowała zadania i komunikację
Przejęła strefę operacyjną
Pomogła przejść przez zmianę zespołu i reorganizację procesów
Po pół roku objęła stanowisko dyrektora operacyjnego.